会議召集システム

説明

このシステムは議題のある会議を開催するお手伝いをするものです。

議題を登録して、会議への出欠と委任状もしくは書面での議決権行使を集計することができます。

会議召集の手順

  1. このページの下のフォームに必要事項を入力してから、「会議を作成」ボタンを押します。招集者の欄に入力されたメールアドレスに確認のメールが届きます。
  2. 届いたメールにあるURL(https://www.tsbio.info/shoshu/index/kaigiで始まる)を開いてください。
  3. 議題の設定をします。会議の設定のページにある議題の設定をクリックして議題の設定をしてください。
    1. 議題を一つずつ追加してください。登録されたものは自由に編集、削除できます。
    2. 選択肢は,(カンマ)で区切って入力してください。
  4. 議員(参加者)の設定をします。会議の設定のページにある議題の設定をクリックして議題の設定をしてください。
    1. 議員の名前を左のテキストエリアに、メールアドレスを右のテキストエリアに入力してください。
    2. 名前とメールアドレスは1行に1つ入力してください。Excelのセルをコピーして貼り付けると楽だと思います。
  5. 投票のプレビューを見てください。議員はこのページをみて投票します。
  6. 招待メールの送信を行います。
    1. メールを送る議員を選択してください。
    2. メールの件名、送信者名、送信元アドレスを入力してください。
    3. 本文中の「__NAME__」と「__URL__」はそれぞれ議員の名前と投票ページへのリンクに置き換えられます。__URL__は必ず1ヶ所以上入力してください。
    4. 最後にメール送信をクリックしてください。
  7. 回答状況をチェックします。回答のない議員に再度メールを送ることもできます。
  8. 締め切りを過ぎると出欠席の返事ができなくなります。

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